CLARATION DE PROTECTION DES DONNÉES

1. Aperçu et champ d’application

La protection de vos données personnelles qu’eglin, (ci-après « EP » ou « nous ») collecte et traite dans le cadre de son activité commerciale revêt une grande importance pour nous.

La présente déclaration de protection des données explique comment et à quelles fins nous traitons vos données personnelles (ci-après « vous »), que vous nous communiquez ou que nous collectons auprès de vous. La présente déclaration de protection des données n’est pas exhaustive ; le cas échéant, d’autres documents d’EP règlent des situations spécifiques relevant de la protection des données. Par « données personnelles », on entend toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

2.Responsable du traitement et point de contact  pour les questions relatives à la protection des données

Le nom et l’adresse du responsable du traitement sont les suivants:
eglin
Baselstrasse 56
4144 Arlesheim
info@ep-eglin.ch


Pour toute question relative à la protection des données, veuillez nous contacter à l’adresse ci-dessus.

3. Origine des données et catégories de données

En principe, nous ne traitons que les données personnelles que nous recevons ou collectons dans le cadre de notre activité commerciale auprès de nos clients, de personnes intéressées, de participants à des événements et des visiteurs de notre site web. Sur autorisation, nous nous procurons également des données provenant de sources publiques (p. ex. registre des poursuites, registre du commerce, presse, internet) ou les obtenons auprès d’autres entreprises, des autorités ou d’autres tiers. Si vous nous communiquez des données personnelles d’autres personnes, veuillez vous assurer que ces personnes ont connaissance de la présente déclaration de protection des données et que cette communication de leurs données personnelles est licite et conforme à la protection des données.

Selon les cas, les données personnelles ou les catégories de données personnelles que nous traitons comprennent en particulier des données d’identité et les coordonnées (p. ex. nom, adresse, sexe, date de naissance, numéro de téléphone et adresse e-mail) ; des informations d’identification et générales (p. ex. numéro AVS, spécimens de signature, langue) ; des données contractuelles que nous recevons ou collectons en lien avec la préparation, la conclusion et l’exécution des contrats conclus avec vous (p. ex. les services sollicités par vous et les données comportementales et de transaction associées, les données financières à des fins de paiement telles que les coordonnées bancaires) ; des données de transactions (p. ex. données relatives aux opérations de paiement, informations sur votre ordre de paiement ainsi que les informations sur le bénéficiaire ou le destinataire et sur le but du paiement ; des données financières (p. ex. informations sur vos valeurs patrimoniales et leur origine, dettes, revenus, chiffres d’affaires et investissements ainsi que données concernant vos titres et autres instruments financiers) ; des indications sur votre activité lucrative (p. ex. désignation professionnelle, titre, rapport de travail) ; des données de communication (p. ex. contenu des e-mails, correspondance écrite, messages dans le chat, publications sur les réseaux sociaux, commentaires sur des sites web, conversations téléphoniques, visioconférences, preuves d’identité, données secondaires) ; des données de documentation ou issues de vos contacts avec des tiers (p. ex. procès-verbaux de conseils ou d’entretiens, notes au dossier, références) ; des données relatives aux préférences et au marketing (p. ex. données sur l’utilisation de notre site web ou d’autres offres numériques, données liées au marketing de services, p. ex. inscriptions et désinscriptions aux newsletters, documents reçus et activités spécifiques, préférences et intérêts personnels) ; des données publiques qui peuvent être obtenues à votre sujet (p. ex. données du registre foncier et du registre du commerce, données provenant des médias et de la presse) ; des données en lien avec des procédures ou enquêtes d’autorités, de services officiels, de tribunaux, d’organisations ou d’autres instances ; des données relatives au respect des prescriptions légales, par exemple en matière de lutte contre le blanchiment d’argent ; des enregistrements visuels et sonores (p. ex. pho-tos, vidéos et enregistrements sonores, enregistrements de systèmes de vidéosurveillance et enregistrements de conversations téléphoniques et de visioconférences) et des données techniques (p. ex. adresse IP et autres identifiants d’appareils, numéros d’identification attribués à votre appareil par des cookies et des technologies similaires).

4.Finalités du traitement et bases juridiques

4.1 De manière générale dans le cadre de notre activité commerciale 

Nous traitons vos données personnelles en premier lieu dans le cadre de notre activité commerciale et de la fourniture de nos services. Dans ce cadre, nous traitons vos données personnelles notamment aux fins suivantes:

  • communiquer avec vous, en particulier pour vous fournir des renseignements ou traiter vos demandes, pour pouvoir vous authentifier et vous identifier, pour le service clientèle et la gestion de la relation client (compte client)
  • exé cuter le contrat, notamment dans le cadre de la préparation, de la conclusion et de l’exécution de relations contractuelles. Cela concerne tous les traitements de données nécessaires ou appropriés pour conclure, exécuter et, le cas échéant, faire respecter un contrat, tels que les traitements visant à décider si et comment (p. ex. avec quels moyens de paiement) nous concluons un contrat avec vous (y compris le contrôle de solvabilité), à fournir les services convenus contractuellement, à facturer nos services ainsi que, de manière générale, pour la tenue de la comptabilité, le traitement des candidatures (p. ex. la gestion et l’évaluation des candidatures, la réalisation d’entretiens, y compris l’établissement de profils de personnalité, la demande de références), pour faire valoir des prétentions contractuelles (recouvrement, procédures judiciaires, etc.)
  • mettre à votre disposition nos services et nos offres numériques (p. ex. site web), les évaluer et les améliorer
  • vous inviter à des événements organiser des événementsauxquels nous vous invitons
  • vous informer sur de nouveaux produits ou vous fournir d’autres informations sur nos servicesgérer la relation client
  • et à des fins de marketing, p. ex. pour vous envoyer des communications et des offres écrites et électroniques et pour mener des actions de marketing. Il peut s’agir de nos propres offres ou d’offres de nos partenaires publicitaires. Dans ce cadre, nous pouvons également traiter une partie de vos données personnelles de manière automatisée afin d’évaluer certains aspects personnels (profilage) ou d’établir une présélection pour vos demandes en lien avec un produit ou un service. Nous pouvons en particulier utiliser le profilage pour vous informer de manière ciblée sur des services
  • en lien avec la comptabilité, l’archivage de données et la gestion de nos archives
  • pour l’éducation et la formation : nous pouvons traiter vos données personnelles afin d’organiser des formations internes et d’assurer la formation initiale et continue de nos collaborateurs
  • en cas de cession de créances, p. ex. lorsque nous transmettons à l’acquéreur des informations sur la cause et le montant de la créance et, le cas échéant, sur la solvabilité et le comportement du débiteur
  • par mesure de sécurité, notamment pour la sécurité informatique et la sécurité des bâtiments (comme p. ex. les contrôles d’accès, les listes de visiteurs, la prévention, la défense et l’élucidation de cyberattaques et d’attaques par des logiciels malveillants, les scanners de réseau et d’e-mails, la vidéosurveillance, les enregistrements téléphoniques), ainsi que pour prévenir et élucider les infractions et autres comportements répréhensibles ou mener des enquêtes internes, la protection contre les abus, la constitution de preuves, l’analyse de données pour la lutte contre la fraude, l’évaluation des enregistrements du système concernant l’utilisation de nos systèmes (données de journalisation)
  • en lien avec des restructurations ou d’autres actes relevant du droit des sociétés (p. ex. due diligence, cession d’entreprise, tenue des registres des actions, etc.)
    faire valoir des prétentions juridiques et défendre des prétentions en lien avec des litiges juridiques ou des procédures administratives en Suisse et à l’étranger, y compris pour clarifier les perspectives d’un procès et diverses questions juridiques, économiques ou autres
  • nous conformer à nos exigences et règles, légales, réglementaires (y compris l’autorégulation) et internes, en Suisse et à l’étranger, y compris le respect des injonctions d’un tribunal ou d’une autorité
    autres finalités : nous pouvons traiter vos données personnelles à d’autres fins nécessaires à la défense de nos intérêts légitimes

 

Nous traitons vos données personnelles aux fins susmentionnées, selon la situation, en particulier en nous fondant sur les bases juridiques suivantes:

 

  • le traitement des données personnelles est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec vous ou à des mesures précontractuelles
  • vous avez donné votre consentement au traitement des données personnelles qui vous concernent
  • le traitement des données personnelles est nécessaire à l’exécution d’une obligation légale
  • le traitement des données personnelles est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique ; ou

nous avons un intérêt légitime au traitement des données personnelles, nos intérêts légitimes pouvant notamment comprendre les intérêts suivants – intérêt : au bon suivi de la clientèle, à l’entretien des contacts et à la communication avec les clients, même en dehors d’un contrat ; à mener des activités publicitaires et de marketing ; à améliorer les services et à en développer de nouveaux ; à lutter contre la fraude ; à protéger nos clients, collaborateurs et autres personnes ainsi que nos données, nos secrets d’affaires et nos valeurs patrimoniales ; à garantir une sécurité appropriée (physique et numérique) ; à garantir et organiser l’activité commerciale, y compris l’exploitation et le développement de sites web et d’autres systèmes ; à la gestion et au développement de l’entreprise ; à vendre ou acquérir des entreprises, des parties d’entreprises et d’autres valeurs patrimoniales ; à faire respecter ou défendre des prétentions juridiques ; au respect du droit suisse et étranger ainsi que des autres règles qui nous sont applicables.

4.2 Lors de la visite de notre site web

Notre site web collecte à chaque visite une série de données d’utilisateur, qui sont enregistrées dans les fichiers journaux du serveur. Les informations collectées comprennent notamment l’adresse IP, la date et l’heure de la demande, la différence de fuseau horaire par rapport au fuseau horaire GMT, le nom et l’URL du fichier consulté, le site web duquel émane la demande, ainsi que le navigateur et le système d’exploitation utilisés. La collecte de ces informations ou données est techniquement nécessaire pour afficher notre site web et garantir sa stabilité et sa sécurité. Ces informations sont en outre collectées afin d’améliorer le site web et d’analyser son utilisation.

4.3 Newsletter

Si vous vous abonnez à notre newsletter, nous utilisons votre adresse e-mail et d’autres coordonnées pour vous l’envoyer.


L’abonnement à notre newsletter requiert votre consentement. L’envoi de la newsletter nécessite votre nom complet ainsi que votre adresse e-mail, que nous enregistrons après votre inscription. Votre consentement à l’envoi de la newsletter constitue la base juridique pour le traitement de vos données en lien avec notre newsletter. Vous pouvez le retirer en tout temps et vous désabonner de la newsletter. Vous pouvez exercer votre droit de retrait en cliquant sur le lien disponible dans chaque e-mail de la newsletter, en adressant un e-mail à data@ep-online.ch ou en envoyant un message aux coordonnées indiquées dans nos mentions légales.

4.4 E-mail, appels téléphoniques et visioconférences

Vous pouvez nous contacter à l’adresse e-mail et au numéro de téléphone indiqués. Nous enregistrons et traitons les données personnelles que vous nous transmettez afin de traiter votre demande. Votre consentement ainsi que notre intérêt légitime à traiter votre demande constituent la base juridique de ce traitement de données personnelles.
Si vous nous contactez par e-mail, vous nous autorisez à vous répondre par le même canal. Veuillez noter que les e-mails non chiffrés sont transmis via internet sans protection, raison pour laquelle il ne peut être exclu qu’ils puissent être consultés et manipulés par des tiers qui peuvent y avoir accès. Dans la mesure où la loi le permet, nous déclinons toute responsabilité quant aux préjudices causés par une transmission erronée, une falsification de contenu ou une perturbation du réseau (interruptions, surcharges, interventions illicites, blocages).
Les conversations téléphoniques et les vidéoconférences avec nous peuvent être enregistrées ; nous vous en informons toujours en préambule. Si vous ne souhaitez pas que nous enregistrions ces échanges, vous avez la possibilité d’y mettre fin à tout moment et de nous contacter d’une autre manière (p. ex. par e-mail ou par courrier postal).

4.5 Formulaire de contact

Vous pouvez nous contacter au moyen du formulaire de contact mis à disposition sur notre site web. Les indications obligatoires pour utiliser le formulaire de contact comprennent la saisie de votre nom, votre adresse e-mail ainsi que le code postal/lieu et l’objet du message. Nous enregistrons et traitons les données personnelles que vous nous transmettez afin de pouvoir traiter votre demande. Votre consentement ainsi que notre intérêt légitime à traiter votre demande constituent la base juridique de ce traitement de données personnelles.

4.6 Cookies et autres services de prestataires tiers

Notre site web peut utiliser des cookies et d’autres services de prestataires tiers. Les cookies sont des fichiers texte qui sont enregistrés dans le navigateur internet ou par ce dernier sur le système informatique de l’utilisateur ou d’un terminal mobile. Le cookie contient une séquence de caractères spécifiques permettant une identification univoque du navigateur ou du terminal mobile lors d’une nouvelle visite du site web. L’objectif de l’utilisation de cookies est, d’une part, de vous permettre et de vous simplifier l’utilisation de notre site web. Certaines fonctions de notre site web ne peuvent être proposées sans l’utilisation de cookies (cookies techniques). D’autre part, nous utilisons aussi des cookies/outils pour analyser le comportement de l’utilisateur sur notre site web, notamment pour mesurer l’audience, ainsi qu’à des fins de marketing.


Les autres services de prestataires tiers sont des services intégrés à notre site web qui peuvent avoir pour conséquence la communication au prestataire tiers de données vous concernant relatives à l’utilisation de notre site web et/ou des services de ce prestataire (p. ex. plug-ins de réseaux sociaux, Google Maps, YouTube, affichage d’informations sur des produits, etc.).

4.6.1 Cookies techniquement nécessaires

Les cookies techniquement nécessaires sont indispensables au bon fonctionnement de notre site web. Par conséquent, ces cookies ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes. En règle générale, ils enregistrent les actions importantes telles que le nombre de demandes, le traitement de vos paramètres de confidentialité ou le remplissage de formulaires. Vous avez la possibilité de bloquer ces cookies dans votre navigateur, mais certaines parties de notre site web risquent de ne plus fonctionner.


La base juridique pour le traitement des données lors de l’utilisation de cookies techniquement nécessaires est notre intérêt légitime, qui réside avant tout dans la garantie du fonctionnement et l’amélioration de notre site web.

4.6.2 Cookies analytiques et de marketing et services de prestataires tiers

Les cookies analytiques nous permettent d’analyser le comportement des visiteurs et les sources de trafic afin de mesurer les performances de notre site web et d’améliorer l’expérience utilisateur. Ils nous aident à identifier la popularité des pages et montrent comment les visiteurs se déplacent sur notre site web. Les cookies de marketing permettent de vous proposer des publicités adaptées à vos intérêts. Ces cookies peuvent se souvenir de votre visite sur notre site web et partager ces informations avec d’autres entreprises, y compris d’autres annonceurs.


Dans nos paramètres de cookies, vous pouvez voir quels cookies spécifiques d’analyse et de marketing et quels services de prestataires tiers nous utilisons. Nous n’avons aucune influence sur les données collectées et les processus de traitement des données des fournisseurs de cookies et des services de prestataires tiers. Ceux-ci sont soumis aux déclarations de protection des données des fournisseurs de cookies ou des prestataires de services tiers. Vous trouverez de plus amples informations sur la finalité et l’étendue de la collecte et du traitement des données par les fournisseurs de cookies ou les prestataires de services tiers dans les déclarations de protection des données de ces prestataires.  Si et dans la mesure où nous utilisons des cookies d’analyse et de marketing ainsi que des services de prestataires tiers, nous sollicitons votre consentement. La base juridique pour le traitement des données en cas d’utilisation de cookies d’analyse et de marketing ainsi que de services de prestataires tiers est votre consentement ainsi que notre intérêt légitime, lequel réside avant tout dans la garantie du fonctionnement et l’amélioration de notre site web. Vous pouvez également vous opposer à l’utilisation de cookies ou de services de prestataires tiers, par exemple (i) en sélectionnant les paramètres correspondants de votre navigateur, (ii) en installant des modules complémentaires pour votre navigateur (p. ex. « NoScript » http://noscript.net) ou (iii) en utilisant un logiciel bloquant les cookies (p. ex. ghostery, etc.).

4.7 Candidatures

Vous pouvez soumettre votre candidature pour un poste chez nous par courrier postal ou par e-mail. Nous traitons le dossier de candidature et toutes les données personnelles qui nous sont ainsi communiquées aux seules fins de traiter votre candidature à un emploi chez nous. Sauf accord contraire de votre part, votre dossier de candidature vous sera renvoyé après la clôture de la procédure de candidature ou sera effacé/détruit, dans la mesure où il n’est pas soumis à une obligation légale de conservation. Votre consentement, l’exécution du contrat avec vous et nos intérêts légitimes constituent la base juridique pour le traitement de vos données.

5. Communication de données personnelles à des destinataires et à l’étranger

5.1 Communication de données personnelles à des destinataires

Outre les transmissions de données aux destinataires expressément mentionnés dans la présente déclaration de protection des données, nous pouvons communiquer des données personnelles aux catégories suivantes de destinataires, dans la mesure où le droit de la protection des données le permet:

 

  • autres concessionnaires EP
  • prestataires auxquels nous avons externalisé certains services (p. ex. fournisseurs de services informatiques et d’hébergement, comptabilité externe, services de recouvrement, photographes, banques, envoi de rappels d’évaluations de produits, etc.) ainsi que d’autres fournisseurs et sous-traitants
  • tiers collectant des données vous concernant via des sites web
  • mandataires assurances
  • assurances sociales agences de renseignements sur les crédits qui enregistrent ces données chez elles à des fins de renseignements sur la solvabilité (p. ex. consultations via Creditreform)
  • personnes intéressées à acheter ou à investir en cas de restructurations ou d’autres actes relevant du droit des sociétés
  • réviseurs
  • parties (adverses) impliquées dans des procédures juridiques ou des litiges juridiques éventuels ou effectifs
  • autorités, offices ou tribunaux en Suisse et à l’étranger.

5.2 Communication de données personnelles à l’étranger 

En principe, nous traitons vos données personnelles en Suisse. Il se peut toutefois exceptionnellement que vos données personnelles soient également transmises à l’étranger dans certains cas (p. ex. lors du recours à certains prestataires de services ou de l’utilisation de certaines applications logicielles), principalement dans les États membres de l’Union européenne et de l’EEE, mais en partie aussi dans d’autres pays (principalement en lien avec les cookies).


Dès lors que nous transférons des données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat, nous veillons à assurer un niveau de protection approprié, tel que prévu par la loi, en concluant des contrats appropriés (notamment sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne) ou en nous appuyant sur des exceptions légales telles que le consentement, l’exécution du contrat, la constatation, l’exercice ou l’exécution de droits légaux, l’intérêt public prépondérant, les données personnelles publiées ou la nécessité de protection de l’intégrité des personnes concernées. Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que les données transmises à l’étranger ne sont plus protégées par le droit suisse et que les lois étrangères ou les décisions d’autorités administratives peuvent exiger la transmission de ces données à des autorités ou à d’autres tiers.

6.Durée de conservation

Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire à l’exécution de nos obligations légales et contractuelles ou aux finalités poursuivies par le traitement ou qu’il existe une autre base juridique (p. ex. délais de conservation légaux). Nous conservons les données personnelles que nous détenons en vertu d’une relation contractuelle avec vous au moins aussi longtemps que la relation contractuelle existe et que des délais de prescription courent pour d’éventuelles prétentions de notre part ou qu’il existe des obligations contractuelles de conservation. Dès que vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins susmentionnées, elles seront en principe et dans la mesure du possible désactivées, effacées ou anonymisées.

7. Vos droits

Dans le cadre de la législation sur la protection des données qui s’applique à vous et dans la mesure où celle-ci le prévoit, vous avez un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement des données, le droit de vous opposer au traitement des données par nos soins ainsi que le droit à la remise de certaines données personnelles en vue de leur transmission à un autre responsable (portabilité des données). Veuillez toutefois noter que nous nous réservons la possibilité de faire valoir les restrictions prévues par la loi, par exemple lorsque nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, que nous disposons d’un intérêt prépondérant (dans la mesure où nous pouvons nous en prévaloir) ou que nous avons besoin des données pour exercer nos droits. Nous vous informerons à l’avance si des frais devaient être mis à votre charge.


Si un traitement des données sur notre site web est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, avec effet pour l’avenir. La licéité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu’à son retrait n’en est toutefois pas affectée.


L’exercice de ces droits suppose en règle générale que vous établissiez clairement votre identité (p. ex. en présentant une copie de votre pièce d’identité dans les cas où votre identité n’est pas claire ou ne peut être contrôlée d’une autre manière). Pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter (par courrier postal ou par e-mail) aux adresses indiquées au ch. 2 de la présente déclaration de protection des données.


Toute personne concernée a par ailleurs le droit de faire valoir ses droits en justice ou de saisir l’autorité de protection des données compétente. L’autorité de protection des données compétente en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html).

8.Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité appropriées, de nature technique et organisationnelle, afin de préserver la sécurité de vos données personnelles, notamment pour les protéger contre tout traitement non autorisé ou illicite et prévenir le risque de perte, de modification accidentelle, de divulgation involontaire ou d’accès non autorisé. Comme toutes les entreprises, nous ne pouvons cependant pas exclure avec certitude les violations de la sécurité des données, certains risques résiduels étant inévitables. Dans le cadre de nos mesures de sécurité, nous utilisons en particulier des parefeux, la journalisation et des chiffrements, disposons de concepts d’autorisation et avons mis en œuvre d’autres mesures de protection afin de garantir une protection aussi complète que possible des données personnelles.

9. Adaptation de la présente déclaration de protection des données

Nous nous réservons expressément le droit de modifier en tout temps la présente déclaration de protection des données. En cas d’adaptation, nous publions immédiatement la déclaration adaptée sur notre site web. La déclaration de protection des données qui fait foi est celle qui est publiée sur notre site web.